Electronic Document Administration System (EDAS)
หนึ่งในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ประเภท Electronic Document Management ทำงานบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้หลายประเภท EDAS เป็นผลผลิตจากประสบการณ์ 15 ปีกว่าของเราในวงการซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผนวกกับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน เราได้นำประโยชน์ของ web-based applications มาปรับปรุงพัฒนาให้เหมาะสมกับการใช้งานขององค์กรยุคใหม่ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างหน่วยจัดเก็บและวิธีจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบ อิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งค้นหา แก้ไข พิมพ์ นำกลับมาใช้ต่อเนื่องได้โดยสะดวกและรวดเร็ว
EDAS บริหารจัดการข้อมูลในลักษณะ Multiple databases และรองรับการใช้ scanners นำเข้าภาพเอกสารซึ่งสามารถพิมพ์สำเนาภาพเพื่อใช้อ้างอิง สามารถบริหารการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากลงในสื่อประเภทต่างๆ ได้แก่ hard disks, SAN, MO, and jukebox. สถาปัตยกรรมของ EDAS เป็นแบบ multi-tiered architecture ประกอบด้วย clients-tier, web-tier, component-tier และ enterprise information system tier สำหรับบริหารจัดการ ระบบapplication และระบบ databases ซึ่งจัดเก็บข้อมูลดัชนีเอกสาร การออกแบบ EDAS ทั้งในลักษณะ client program และ web-based program เป็นไปเพื่อความเหมาะสมกับลักษณะการใช้งานเฉพาะกิจเช่นการทำ Batch scanning เป็นต้น
คุณลักษณะเฉพาะทั่วไป
- User Usage เพื่อประโยชน์ใช้งานของผู้ใช้ สามารถแบ่งตู้เอกสารเป็นแบบส่วนตัว (private) และส่วนหน่วยงาน (department) พร้อมสิทธิการใช้ตู้เอกสารแต่ละประเภท
- Repository เพื่อการบริหารหน่วยการจัดเก็บ สามารถสร้างตู้เอกสารได้ไม่จำกัด กำหนดระดับความปลอดภัย โครงสร้างตู้เอกสาร ผู้มีสิทธิใช้ตู้เอกสารในบทบาทต่างๆ มีเดียสำรองเพื่อทำ back-up
- Archive & Retrieve เพื่อให้สะดวกในการจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร สามารถแยกการจัดเก็บดัชนีในระบบจัดการฐานข้อมูลและจัดเก็บภาพในหน่วยการจัด เก็บหลักของ server โดยแบ่งดัชนีภาพเป็น 3 แบบ meta-data, index data และ full-text data ส่วนภาพจะทำ encrypt image แล้วจึงจัดเก็บเข้าระบบ
- Document Manipulation เพื่อการเรียกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในส่วนภาพเอกสารหรือไฟล์แนบอย่างอิสระ สามารถกำหนดจำนวนภาพเมื่อแสดงผล ย่อ ขยาย ป้ายแถบสีเน้นข้อความ ค้นหาคำในไฟล์แนบที่เป็น textได้
- Security เพื่อความปลอดภัยของเอกสารที่จัดเก็บ มีหลายระดับ ได้แก่ ระดับผู้ใช้ (บทบาทและสิทธิ) ระดับตู้เอกสาร ระดับเอกสารแต่ละชนิด และระดับส่วนเอกสาร (image) รวมทั้ง digital signature
- Web Service เพื่อขยายการบริการเชื่อมต่อระบบผ่านเว็บ สามารถเรียกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ร่วมกับระบบงาน อื่นๆ (Web-based application) ได้อย่างต่อเนื่อง
จุดเด่นของระบบ EDAS
นอกเหนือจากคุณสมบัติหลักของระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้ว EDAS ได้เพิ่มเทคโนโลยีที่ทันสมัยเพื่อสร้างจุดเด่นให้แก่ผลิตภัณฑ์ ดังนี้:
- OCR Technology ภายใน web-based application.
- Digital Signature, encryption and decryption โดยใช้ PKI technology สำหรับการส่งออก XML data.
- Web service integration technology เพื่อขยายฐานการเรียกใช้ข้อมูลภาพโดยระบบงานอื่นๆ
- Search form and report creation technique เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสร้างแบบการค้นหาและแบบการแสดงผลได้เอง
- Full-text search and Global search for full-text data. เพื่อการค้นหาในเนื้อหาของข้อมูล
- Store and retrieve report in PDF เพื่อจัดเก็บและค้นหารายงานจากระบบงานทั่วไป (Legacy System) ในรูปแบบ PDF
Technology and Methodology
เรานำเทคโนโลยีที่ทันสมัยและมีมาตรฐาน บวกประสบการณ์ 15 ปีด้าน Image Processing สร้างผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพด้วยฝีมือคนไทย
- Web-base OCR Technology and Adaptive Document Recognition Technology.
- Digital Signature, PKCS#7, PKCS#11, PKCS#12, Digital Certificate (X.509), PKI Smart Card, Asymmetric Encryption/Decryption, Symmetric Encryption/Decryption
- XML (Base 64, Encode, XSD)
- Web Service, SOAP, WSDL
- Digital file (TIFF, JPEG, PDF, MS-Office)
- Oracle Full-text Search Technology
- Multi-table Search Technology
Value to Public and Private Sectors
ลูกค้าที่จะใช้ระบบ EDAS ได้แก่หน่วยงานภาครัฐ ระดับกรม กอง สำนักงาน ที่จัดเก็บและดูแลเอกสารราชการ หรือ ส่วนราชการที่มีหน้าที่บริการประชาชนโดยตรงและต้องเก็บเอกสารหลักฐานของ ประชาชนตามระเบียบราชการ และหน่วยงานเอกชนที่มีกิจการงานหลักเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสาร หลักฐานสำคัญทางธุรกิจของลูกค้า EDAS สามารถจัดเก็บเอกสารปริมาณสูง จำนวนเกินล้านแผ่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยเทคโนโลยี OCR ที่ช่วยแปลงภาพตัวอักษรให้เป็นตัวอักขระ จัดเก็บลงในระบบจัดการฐานข้อมูล มี 2 วิธีการนำเข้าข้อมูล ให้เลือกตามลักษณะข้อมูล หรือ ปริมาณของข้อมูล ได้แก่ Dynamic OCR และ User Template นอกจากปริมาณเอกสารที่จัดเก็บได้อย่างสูงแล้ว EDAS ต้องสามารถดูแลความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในระดับมาตรฐานสากล มีการใช้ Digital Signature กำกับพร้อมทั้งใช้ PKI Technology ในการ encrypt ข้อมูล การใช้ประโยชน์จากการเก็บข้อมูลปริมาณสูงนั้นมีคุณค่าในตัวปริมาณข้อมูลอยู่ แล้ว แต่ EDAS เพิ่มคุณค่าให้ข้อมูลในระบบให้สามารถเรียกใช้จากระบบงานอื่นๆ ที่มีความเกี่ยวเนื่องกับเอกสารนั้นได้อย่างไร้รอยสะดุด ด้วยการจัดทำ Automatic Web Service สำหรับให้บริการเชื่อมต่อการเรียกใช้ข้อมูลภาพหรือ digital files ใดๆ ที่เก็บอยู่ใน EDAS จากประสบการณ์ 15 ปีของการพัฒนาระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เราเน้นส่วนการค้นหาเอกสารปริมาณมากมากด้วยเครื่องมือการค้นหาที่คล่องแคล่ว ใช้ง่าย ค้นได้ครอบคลุม และหลากหลาย เช่นการค้นแบบ Full-text ที่เราได้ศึกษา feature การจัดเก็บแบบ Full-text ของระบบจัดการฐานข้อมูล และได้พัฒนาโปรแกรมการค้นหาแบบ Full-text เพิ่มเติมเพื่อให้รองรับการทำงานตามแบบ full-text search concept อย่างเต็มความสามารถ และด้วยการออกแบบการจัดเก็บเป็นตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามประเภทเอกสาร ทำให้มีความต้องการค้นหารวมตู้เอกสาร ดังนั้น EDAS จึงเตรียมวิธีค้นหาแบบ Global Search สำหรับส่งคำค้นหาไปค้นทุกตู้เอกสารและรายงานผลการค้นหาเป็นรายตู้ ช่วยให้ผู้ใช้สะดวกเลือกดูเอกสารที่ต้องการตามตู้เอกสารนั้น ปัจจุบันเรามีหน่วยงานภาคราชการที่ใช้ระบบนี้ 6 หน่วยงาน และภาคเอกชน 2 หน่วยงาน
