ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Control System : EDCS)
งานสารบรรณเปรียบเสมือนเส้นทางเดินหนังสือหลักของระบบราชการ เมื่อ ซัมมิท คอมพิวเตอร์ ได้พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในระยะเวลา 10 ปีที่ผ่านมา เราได้คำนึงถึงประโยชน์การใช้งานและความจริงที่ระบบนี้สามารถรองรับงาน สารบรรณเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน สารบรรณ และ สนับสนุนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ตามแนวทาง TH e-GIF ในลักษณะบูรณาการของระบบสารบรรณ ระบบจัดเก็บภาพเอกสารและแฟ้ม ดิจิตอลและระบบรักษาความปลอดภัยอย่างไร้รอยสะดุด
| ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ | ระบบจัดเก็บแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ | ระบบรักษาความปลอดภัย |
| ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลงานสารบรรณทั้งหนังสือรับและหนังสือส่ง รวมทั้งหน่วยงานผู้รับและผู้ส่งเรื่อง สถานะของเรื่องในแต่ละจุด ที่มีการรับและส่ง วันที่รับ วันที่ส่งระหว่างจุด สามารถให้บริการ ค้นหาเรื่องและแสดงเส้นทางเดินของเรื่องเพื่อให้เห็นประวัติของ เรื่องที่รับเข้ามาหรือส่งออกงานในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มีขั้นตอนการทำงานต่างๆ เช่น ลงทะเบียนรับ-ส่งหนังสือ แจ้งการปฏิบัติ (สั่งการ หรือ ส่งต่อ) ปรับปรุงสถานะของเรื่อง สอบถามข้อมูลหนังสือรับ-ส่ง ทำรายงานการรับ-ส่งเรื่องบันทึก เส้นทางเดินเรื่อง | ทำหน้าที่จัดเก็บสำเนาภาพเอกสารจากเครื่องสแกนภาพ (scanner) โดยตรงและจัดเก็บในมาตรฐานต่างๆ เช่น Tiff Group 4, JPG, PDF เป็นต้น หรือแนบแฟ้มดิจิตอล ที่ได้จาก Ms-Offices เช่น MS-Word, Ms-Excel, Ms-PowerPoint รวมทั้งแฟ้มดิจิตอลแบบเก็บเสียง (Audio) และภาพเคลื่อนไหว (VDO Clips) และใช้ข้อมูล ด้านสารบรรณเป็นดัชนีในการสอบถามหรือ ค้นหาซึ่งจะได้ ผลลัพท์ทั้งข้อมูลสารบรรณและเอกสารแนบมาพร้อมกัน | บริหารจัดการความปลอดภัยของข้อมูลด้วย Digital Signature กำหนดการเข้าใช้ระบบตามสังกัดของผู้ใช้จัดการ แฟ้มเอกสารและ สิทธิการใช้แฟ้มเอกสารของผู้ใช้แต่ละราย กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ใช้ตามลักษณะการปฏิบัติ งาน วางเส้นทางเดินหนังสือในระบบแบบอิสระ หรือตามโครง สร้างขององค์กร |
ประโยชน์การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ Extra Features
- เพิ่มศักยภาพการปฏิบัติงานสารบรรณ บันทึกการรับ-ส่ง แจ้งเวียนหนังสือราชการ
- เพิ่มความสามารถเข้าถึงข้อมูลข่าวสารพร้อมกันภายในองค์กรด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- เพิ่มความรวดเร็วในการสั่งการของผู้บริหารและความสะดวกในการกระจายงานสู่ผู้ปฏิบัติ
- แสดงความสัมพันธ์ระหว่างเรื่องรับและเรื่องส่ง ประหยัดเวลาในการติดตามเรื่อง
- ลดค่าสำเนาและการจัดส่งเอกสารให้หน่วยงานภายในและส่วนภูมิภาคทั่วประเทศ
- ลดปัญหาเอกสารฉบับจริงสูญหายโดยจัดเก็บสำเนาเอกสารไว้ในระบบฯ
- รักษาความสำคัญของข้อมูลสารบรรณด้วยระบบรักษาความปลอดภัยและลายเซ็นดิจิตอล
- เตรียมพร้อมข้อมูลสารบรรณภายใต้กรอบ TH e-GIF เพื่อการแลกเปลี่ยนในอนาคต
